Reunião mais produtiva? Dicas que melhorarão sua próxima reunião!

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Muitas pessoas detestam reuniões por elas não chegarem a lugar algum – e acredite, muitas realmente são assim. E por mais que elas existam na tentativa da resolução de problemas, por exemplo, nem sempre os gestores sabem muito bem como levá-las adiante, resultando no desperdício de um tempo que poderia ser muito melhor gasto. Por isso, Alan Ying deu dicas à revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios que adaptaremos para você fazer com que sua próxima reunião seja muito mais produtiva!

Qual o motivo da reunião?

No ambiente organizacional, a comunicação entre os funcionários é fundamental para que o trabalho em equipe seja eficiente. Porém, na ânsia pela comunicação a todos, muitos gestores se esquecem que nem sempre uma reunião formal é necessária. Reunião não é sinônimo de produtividade e, por isso, Alan Ying definiu duas categorias de reunião: as decisivas, quando os chefes precisam estar presentes para acompanharem o andamento do trabalho, e as operacionais, onde os funcionários são reunidos para que se decidam ações e projetos sejam apresentados.

Porém, nem todos os tópicos de resolução de trabalho precisam ser decididos em uma reunião. Para isso, defina assuntos prioritários (como metas anuais e mensais) que requerem a presença de toda a equipe e mantenha sempre a objetividade, em qualquer tipo de reunião!

Pré-reunião é necessária!

Antes de se reunir com toda a equipe, é muito importante que a gestora se reúna com seus funcionários, não só para já tomar conhecimento das demandas de cada um, mas também para que sejam levantados tópicos importantes a serem discutidos com todos. Ainda que pareça que você está ampliando o número de reuniões e perdendo seu tempo, na verdade você está se organizando melhor para aproveitar ainda mais as reuniões necessárias!

Quem conduz a reunião?

Se você é a líder da equipe, não deixe de abordar suas preocupações diante de todos, MAS nunca se esqueça que a reunião não é uma palestra! Reuniões são feitas para que todos discutam melhorias e, para os seus colegas, dar suas opiniões e sugerir melhorias é importante para a empresa, para o trabalho em grupo e para a própria produção.

Evite dar opiniões generalistas e que possam constranger seus colegas, pois desta forma não haverá troca de informações que podem ser essenciais para a melhoria da produção.

Quantos tópicos abordar?

No caso de empresas que estão iniciando suas atividades, muitos tópicos devem ser abordados – afinal de contas, a equipe estará organizando as diretrizes necessárias para que a produção comece. Porém, no caso das mais consolidadas, tópicos demais acabam arrastando a reunião por horas. Alan Ying inclusive sugere o máximo de três tópicos a serem discutidos, mas acreditamos que, no caso de muitos problemas a serem resolvidos, as gestoras devem procurar conversar informalmente com o máximo possível de funcionários para que então organizem reuniões pontuais sobre os problemas levantados.

Ainda que não seja possível fugir das reuniões, você e sua equipe podem aumentar a produtividade da empresa com a organização dos tópicos que precisam ser discutidos. E, claro, nunca dispense uma oportunidade de conversar com todos da equipe para manter-se informada daquilo que deve ou não ser reelaborado!

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Sobre a autora

Tatiana Leite

Bacharel em Relações Internacionais e mestranda em Comunicação Social, ambas pela PUC Minas, se interessa por todo tipo de cultura. Com uma queda por telenovelas mexicanas, pretende continuar estudando sobre o gênero ficcional e encorajar mais pessoas a seguirem suas paixões.

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