Cinco ideias para fazer uma reunião descontraída e produtiva!

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Por mais diferente que seja uma empresa de outra qualquer, uma coisa todas elas têm em comum: reuniões. E com tantas reuniões que visam o aumento da produção, a mesmice pode acabar sendo o resultado de todas elas. Porém, você sabia que é possível fazer uma reunião descontraída e produtiva? Alair Helena Ferreira, coordenadora do curso de tecnologia e gestão de recursos humanos do Centro Universitário Senac, e Jean Rosier, sócio da escola de atividades criativas Perestroika, deram cinco dicas à revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios que iremos adaptar para que suas próximas reuniões saiam da rotina!

Game Show

O despertar da competitividade é muito importante na hora de fazer com que seus colegas fiquem mais motivados a produzir. Por isso, dividir a equipe em times pode aumentar as chances de novas ideias surgirem. Jean Rosier explica como funciona esse tipo de jogo em casos da prática do brainstorm na Perestroika:

Os participantes são divididos em grupos e, assim como nos jogos eletrônicos, o processo é dividido em fases. Na primeira, o que importa é a quantidade de ideias propostas – todas as sugestões, por mais absurdas que possam parecer, são anotadas por um membro do time. A equipe vencedora é aquela que pensar em mais ideias. Nas fases seguintes, as ideias são desenvolvidas pelos participantes. Em cada passo, há uma premiação simbólica para o grupo que teve o melhor desempenho. “A competição ocorre por um bem comum, o que traz benefícios para todos, não importando quem ‘ganhou’ ou ‘perdeu’”.

Você pode dividir os desafios propostos em várias fases e até oferecer recompensas, como um jantar para a equipe vencedora ou mesmo uma hora extra de almoço. Só não vale escolher algum prêmio que prejudique o trabalho!

Mediação do gestor

Neste caso, ao contrário de liderar as discussões de uma reunião, desafie seus colegas a organizarem a reunião e seja um mediador das discussões propostas. Ao dar a voz aos outros, você poderá apreender questões que precisam ser trabalhadas e suas prioridades e conhecer mais sobre seus colegas e como incentivá-los adequadamente. Além disso, ao terem que se organizar para gerir a reunião, os funcionários também treinarão suas arguições – que podem ser fundamentais na hora de produzir mais.

Ferreira também lembra que “Para que um encontro desses funcione, o mediador precisa conhecer e confiar nos membros de seu time. Ele também deve conduzir o grupo para que todos os assuntos sejam discutidos efetivamente e no tempo certo”.

Chapéus coloridos e pensantes

Ainda que em uma reunião muitas opiniões sejam divergentes, nem sempre as pessoas conseguem expor, na frente de todos, os motivos pelos quais discordam sobre aquilo que está sendo tratado. Assim, uma das maneiras de conseguir com que todos tenham a oportunidade de levantarem novas questões e enxergarem as coisas sob o ponto de vista dos outros, o uso de chapéus coloridos com funções específicas de acordo com suas cores pode ser uma boa pedida. Na Perestroika,

“Cada um deles indica uma característica: o participante que coloca um chapéu preto só enxerga uma situação de forma negativa, enquanto quem estiver com o amarelo é o maior dos otimistas; já o portador do chapéu branco fala tudo com base em números, sem dar nenhum palpite, e quem usa o vermelho encarna o papel de quem só opina, sem se ater aos dados; por fim, a dinâmica conta com um chapéu verde, que confere a quem o usa a função de abusar de ideias criativas, e um azul, utilizado pela pessoa que vai organizar tudo o que for discutido.”

E os critérios para decidir quem fica com qual chapéu você mesma pode decidir – desde a aleatoriedade até mesmo de acordo com a personalidade de cada um dos funcionários.

Tempo cronometrado

Já pensou em fazer um reunião sob a pressão de um cronômetro? A professora do Senac indica este método para reuniões diárias, pois uma vez que as conversas são constantes, você não precisa perder tempo com formalidades e conversas repetidas. Desta forma, você poderá acelerar as discussões e conseguir mais tempo hábil para produzir.

Mas se na sua empresa as reuniões não são tão frequentes assim, talvez o cronômetro não seja a melhor opção, pois ao acelerar as discussões, você poderá deixar questões importantes de fora.

Antibombardeio de ideias

Para evitar que as pessoas não se manifestem durante as reuniões, você poderá incitar seus colegas mais tímidos com perguntas que os façam chegar às suas sugestões. Assim você poderá evitar que outros funcionários falem por esse mais tímido e ainda o estimula a se abrir com seus colegas. E as ideias, ainda que não sejam ideais, podem ser trabalhadas por todos até que se chegue a uma solução adequada aos seus problemas.

Só não se esqueça de, antes de implantar uma das ideias de reunião descontraída, verificar qual delas se ajusta melhor à sua equipe e ao objetivo da reunião!
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Sobre a autora

Tatiana Leite

Bacharel em Relações Internacionais e mestranda em Comunicação Social, ambas pela PUC Minas, se interessa por todo tipo de cultura. Com uma queda por telenovelas mexicanas, pretende continuar estudando sobre o gênero ficcional e encorajar mais pessoas a seguirem suas paixões.

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