Como conduzir reuniões da equipe de forma eficaz e produtiva

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Semanalmente os gestores se veem na responsabilidade de conduzir reuniões para tratar de tópicos importantes (muitas vezes, problemas!). Sabemos que esses encontros se delongam em horas e mais horas de conversa, com uma variedade bagunçada de tópicos, chegando até em um número exagerado de reclamações.

Além de interromper o tempo de produtividade dos colaboradores (que, por sinal, no Brasil tende a ser somente de 65%!), reuniões sem planejamento acabam exigindo outros encontros para completar raciocínios ou coletar dados. E esse ciclo se repete até uma bola de neve insustentável de mais reuniões do que trabalho em si.

Como conduzir reuniões eficazes?

A primeira resposta para essa pergunta é a que já sabemos e muitas vezes temos preguiça de aplicar: planejamento. É ele quem vai trazer mais previsibilidade de assuntos e “limite” do que será abordado.

A melhor maneira de trazer um planejamento é montar uma agenda que deve ser enviada para os participantes da reunião na manhã anterior à reunião. Assim todos sabem dos assuntos a serem tratados, podem propor tópicos imprevistos e necessários, te oferecendo tempo para reprogramação.

Os assuntos devem ser tratados com ordem de prioridade, lembrando sempre de fazer o rapport inicial! Esse quebra gelo, em uma medida certa, contribui para o conforto dos colaboradores. Por exemplo: se a reunião do time é pela manhã da segunda, envie a agenda na sexta-feira anterior pela manhã ou no meio da tarde.

Ao iniciar a reunião, pergunte como foi o final de semana de cada um, o que fizeram e o que te recomendam fazer – um cinema, teatro, etc. Nesses primeiros minutos, deixe a conversa fluir de uma maneira natural, mas assuma o controle da conversa entregando uma pauta para os participantes ou deixando-a visível em algum quadro ou projeção.

O papel do gestor na reunião

A ideia é que você abra o tópico, deixe que os colaboradores discutam entre si para chegar à melhor solução para o time e para a empresa. O gestor deve ouvir atentamente, se possível, tomando notas dos pontos mais importantes.

Preste muita atenção ao tempo previsto para aquela reunião, e faltando alguns minutos para o prazo acabar, proponha uma solução se ela ainda não aparecer. Permita que os participantes votem e finalmente passe para o outro tópico.

Entregar a responsabilidade de uma solução para a equipe pode deixá-los mais engajados com a empresa e o trabalho. Isso também é um ótimo ponto para fazê-los entender que muito mais do que um trabalho automático e “mandado”, cada um tem seu papel a cumprir, sendo pró-ativo.

E a produtividade?

Quanto transferimos a responsabilidade de co-ação ao time, a urgência para uma solução torna o encontro semanal mais produtivo. Um costume excelente é manter de 15 a 20 minutos da reunião para que um colaborador apresente uma metodologia ou boa prática que contribua positivamente nos seus resultados.

Além de trabalhar uma cultura de aprendizado e liderança, essa prática vai aproximar a equipe em busca de melhorias e trabalho em equipe. Faça um calendário para que os responsáveis pela apresentação se programem e apresentem seu tópico de maneira preparada.

Essa é uma ótima forma de identificar bons líderes e processos que podem ser implementados dia-a-dia na empresa!

Terminando a reunião com chave de ouro

Lembre-se de traçar uma tabela comparativa com dados relevantes sobre onde estavam, onde estão e qual a meta para a próxima semana. Esse documento deve estar acessível a todos, para que todos possam contribuir acrescentando informações relevantes. Ele deve ser constantemente atualizado e seguido.

Essa referência vai servir como base para planejar as próximas reuniões e é um ciclo para por fim àquela bola de neve de reuniões intermináveis.

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Se você gosta desse conteúdo… Leia mais sobre como contratar bons colaboradores para sua equipe! 🙂

Sobre a autora

Bela Guarino

Gerente de Inside Sales na Rock Content, formada em Relações Internacionais, mas já foi ninja, marketeira e até mesmo cosplayer. Teve seu 1º blog aos 12 anos e hoje gosta mesmo de Reiki e viajar por aí.

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